Риски этапа «Подрядчик»

Описание риска

Субподрядная проектная организация выбирается безальтернативно (например, по предыдущему опыту работы, личным связям или удобству), без сравнения стоимости и компетенций нескольких потенциальных подрядчиков. В результате компания может получить завышенную стоимость услуг относительно рынка и/или субподрядчика, чьи фактические компетенции не соответствуют сложности конкретного проекта (нет опыта именно по данному типу объектов), что выявляется уже в процессе работы через низкое качество решений, срывы сроков или необходимость доработки за субподрядчиком силами внутренней команды

Меры по снижению риска

1. Ввести обязательное правило: привлечение субподрядчика на проект определённого масштаба/стоимости сопровождается запросом коммерческих предложений минимум от 2 организаций, с фиксацией сравнения в протоколе выбора.
2. Вести и актуализировать внутренний реестр подрядчиков с историей выполненных проектов, оценкой качества и соблюдения сроков по прошлым работам, для объективного выбора и обоснованных исключений из правила конкурентного отбора.
3. Включать в процедуру выбора не только стоимостное сравнение, но и оценку компетенций (портфолио по аналогичным объектам, наличие профильных специалистов, референсы)

Меры по реагированию на риск

1. Если субподрядчик уже выбран безальтернативно и в процессе работы выявляется его недостаточная компетентность — усиление контроля (более частые проверки промежуточных результатов), при критичности — рассмотрение замены субподрядчика на ранней стадии, пока объём выполненных им работ невелик.
2. Формальная фиксация (официальные письма)выявленных недостатков качества/сроков как основание для последующего решения о продолжении/прекращении сотрудничества.
3. По итогам проекта — внесение результата работы субподрядчика во внутренний реестр для использования при последующих решениях о выборе

Ответственный

Директор проектов, Руководитель проекта

Описание риска

Принятие решения о реализации проекта силами подрядчика и заключение с ним договора только на одну стадию проектирования (например, «П» без «Р») без предварительной проработки вариантов полного цикла — включая стоимость работ по обеим стадиям, график проектирования и состав работ — является неполным (частичным) решением по реализации проекта. При привлечении подрядчика необходимо заранее прорабатывать стоимость его привлечения на все стадии проекта.

Меры по снижению риска

1. Прорабатывать стоимость, сроки и состав работ по обеим стадиям («П» и «Р») до принятия решения сопоставлением стоимости и сроков.
2. Сравнивать не менее 2–3 вариантов реализации проекта.
3. Требовать от подрядчика расчёт стоимости как по стадии, так и по полному циклу

Меры по реагированию на риск

1. Провести оперативную оценку стоимости и сроков второй стадии по рынку
2. Переговоры о заключении дополнительного соглашения на стадию «Р».
3. Заблаговременно запустить выбор исполнителя на следующую стадию

Ответственный

Директор проектов, Руководитель проекта

Описание риска

При привлечении субподрядной проектной организации договор с ней заключается без «зеркалирования» ключевых условий договора с заказчиком (сроки, штрафные санкции, объём и формат сдачи документации, порядок изменений, условия по правам на результаты работ и др.). В результате компания как генеральный проектировщик несёт перед заказчиком обязательства (по срокам, штрафам, объёму), которые не подкреплены аналогичными (зеркальными) обязательствами со стороны субподрядчика — образуется разрыв ответственности: субподрядчик может сорвать срок без последствий, соразмерных тем, что применяются к генпроектировщику перед заказчиком, либо предоставить документацию не в том формате/составе, который требуется по основному договору

Меры по снижению риска

1. Разработать типовой чек-лист «зеркальных» условий, обязательных для переноса в договор с субподрядчиком из договора с заказчиком: сроки (с опережением относительно основного графика), формат и состав сдаваемой документации, порядок и сроки устранения замечаний, ответственность/штрафы, порядок оформления изменений.
2. Юридическая проверка договора с субподрядчиком на предмет соответствия (зеркальности) ключевым условиям основного договора перед подписанием, как обязательный этап согласования.
3. Закладывать в договор с субподрядчиком более сжатые сроки, чем в договоре с заказчиком (буфер), чтобы задержка субподрядчика не автоматически становилась задержкой перед заказчиком

Меры по реагированию на риск

1. При выявлении несоответствия уже в подписанном договоре с субподрядчиком — инициировать доп. соглашение для приведения условий в соответствие с основным договором, насколько это возможно.
2. При срыве субподрядчиком сроков/качества — использование имеющихся (пусть и не полностью зеркальных) договорных рычагов в полном объёме, параллельно с информированием заказчика о принимаемых мерах.
3. Формирование внутреннего буфера (по срокам/ресурсам) на случай недостаточности договорных рычагов воздействия на субподрядчика

Ответственный

Руководитель юридического отдела, Руководитель проекта, Руководитель группы

Описание риска

Работа над проектом с внешними подрядными организациями (субподрядчики, смежные проектировщики, заказчик) ведётся без организованной среды общих данных (СОД, например, типа Signal) — обмен файлами происходит через почту, мессенджеры или разовые ссылки на облачные хранилища. Договор при этом не содержит явного указания на обязательный обмен данными через СОД. В результате отсутствует единая точка хранения актуальных версий моделей и документации, участники могут работать с устаревшими версиями файлов, теряется история изменений и невозможно однозначно зафиксировать, кто и когда передал те или иные данные — что осложняет как координацию, так и последующую защиту позиции компании в спорных ситуациях

Меры по снижению риска

1. Включать в договор с заказчиком и субподрядчиками явное условие об обязательной организации обмена данными через СОД, с указанием конкретной платформы, регламента загрузки/выгрузки и статусов файлов.
2. Организовывать СОД до фактического начала обмена рабочими данными по проекту (на старте, а не по факту возникновения путаницы), с обучением всех участников регламенту работы в ней.
3. Назначить ответственного (BIM-менеджера) за администрирование СОД и контроль за тем, чтобы весь обмен данными шёл именно через неё, а не в обход

Меры по реагированию на риск

1. При выявлении, что обмен ведётся в обход СОД (почта/мессенджеры) — формальное напоминание участникам о регламенте со ссылкой на договорное условие, перенос обсуждаемых файлов в СОД.
2. При возникновении спора о версии/дате передачи данных без подтверждения через СОД — использование всех доступных косвенных подтверждений (переписка) с фиксацией проблемы для недопущения повторения.
3. При отказе субподрядчика/заказчика работать через СОД — эскалация на уровень РП/юридического отдела для приведения практики в соответствие с договором

Ответственный

Руководитель проекта,Руководитель группы